Come snellire il malloppo di documenti di un ufficio

Molti uffici facenti parte di imprese, sanità, pubblica amministrazione, studi legali e commerciali, per risparmiare i costi di manutenzione e di stampa cartacea, ricorrono sempre di più a metodi informatici come la conservazione sostitutiva e la gestione documentale. La conservazione sostitutiva consiste nel conservare documenti con un valore legale in forma elettronica, rendendoli disponibili con maggiore velocità mantenendone dunque l’autenticità e l’integrità. Questa procedura viene utilizzata principalmente per sostituire i documenti cartacei garantendo ugualmente la validità legale nel tempo attraverso la firma digitale. Per gestire i documenti digitali vengono utilizzati diversi sistemi software, chiamati Document Management System ( DMS ) che permettono appunto di organizzare e gestire con facilità e immediatezza i vari documenti in formato elettronico prodotti  e ricevuti all’interno di un’azienda, di un ente o di un’organizzazione qualsiasi.

Il sistema software di gestione documentale è una piattaforma che permette di gestire all’interno di una organizzazione qualsiasi tipo di informazione a prescindere dal supporto (fax, e-mail, immagini, documenti cartacei, file, elaborati). Per garantire ad ogni documento una identificazione sicura è importante attribuire ad ognuno di questi una serie di dati attraverso il protocollo informatico. Il protocollo informatico prevede infatti una registrazione e una segnatura del documento. La registrazione consiste nell’attribuire il protocollo mentre la segnatura consiste invece nell’attribuire al documento un’ etichetta con un codice a barre che con una successiva scansione permetterà la sua archiviazione automatica direttamente nel software documentale. Se non si riesce a gestire l’attività in proprio è molto importante scegliere una consulenza adeguata che aiuti l’organizzazione nello gestire i documenti e nello scegliere le modalità di archiviazione più sicura, più rapida e più adatta alle proprie esigenze.

I vantaggi del ricorso al digitale

Che l’introduzione del digitale possa favorire il miglioramento dell’attività lavorativa, incrementando il numero e la qualità dei servizi e allo stesso tempo generando risparmi nei costi di gestione, non è una novità. Sono anni che ne sentiamo parlare, ma nonostante questo in Italia tantissimi enti e aziende ancora non hanno fatto questa scelta.

Eppure i vantaggi sono innegabili, come dimostra una ricerca recentemente condotta dall’assessorato all’innovazione della Provincia di Brescia in collaborazione con il Politecnico di Milano. L’attenzione dei ricercatori si è concentrata su quei comuni del Centro Servizi Territoriali che hanno già adottato sistemi innovatici come la pec (Posta Elettronica Certificata) e la conservazione sostitutiva dei documenti. L’introduzione della pec ha permesso di risparmiare 1,35 milioni all’anno, mentre il ricorso all’innovativa gestione documentale, che ha rivoluzionato il precedente sistema di catalogazione e archiviazione dei documenti, ha sommato risparmi per un altro milione di euro. I tagli non hanno riguardato solo la carta, le fotocopie e i costi legati alle spese postali, ma anche le ore lavorative dei dipendenti, che hanno così molto più tempo a disposizione da dedicare ad altre pratiche. Gli ottimi risultati ottenuti nei comuni bresciani hanno convinto l’assessore provinciale della necessità di proseguire in questa direzione, estendendo il ricorso alle pratiche di e-government anche agli altri comuni della provincia e investendo risorse nella formazione del personale affinché le nuove tecnologie siano sfruttate in tutte le loro potenzialità.

Un esempio che anche gli altri enti territoriali e le imprese del nostro paese dovrebbero seguire, per migliorare gli standard dei servizi nei confronti dell’utenza e dei clienti, risparmiando tempo e risorse preziosissime.

Meno scartoffie nella burocrazia

Chi gestisce l’amministrazione di una qualsiasi azienda sa bene che gran parte del proprio lavoro consiste nella gestione della burocrazia: autorizzazioni, pratiche, fatture, documenti di vario tipo. La quantità di documenti in formato cartaceo prodotta da un’azienda ogni anno è davvero impressionante.

I documenti inoltre vanno archiviati e conservati per almeno 5 anni, è necessario quindi trovare lo spazio fisico per collocarli ed avere una risorsa interna all’azienda che si occupi di archiviazione e catalogazione. Fortuna che siamo nell’era digitale e quindi anche in Italia aziende e Pubblica Amministrazione hanno finalmente deciso di sfruttare quello che di buono può apportare l’uso delle tecnologie di acquisizione ottica dei documenti e gestione documentale tramite software appositi.

Digitalizzare l’intero patrimonio documentale di un’azienda o di una pubblica amministrazione può essere un’opera troppo onerosa, ecco quindi che in molti stabiliscono una data di inizio dopo la quale, man mano,  i vari documenti vengono digitalizzati e messi a disposizione per le generazioni future.

Attraverso l’uso della posta elettronica certificata (obbligatoria dal 30 novembre 2011) è possibile inoltre validare l’invio dei documenti tramite e-mail rendendoli opponibili a terzi. Proprio come la vecchia raccomandata, solo che in questo caso si risparmiano i 5 euro e i documenti vengono recapitati in pochi secondi.

I vantaggi della gestione documentale

La gestione documentale per un’azienda o un ente pubblico consente una pratica, veloce ed efficiente archiviazione e catalogazione di tutti i documenti i quali, oltre che essere reperibili fisicamente all’interno di scaffali e raccoglitori, potranno essere digitalizzati e conservati in archivi digitali abbattendo costi e tempi di tutto i processi relativi alla gestione documentale.

L’archivio potrà essere consultato tramite un browser internet e, si potranno creare della personalizzazione nelle visualizzazione dei vari utenti, si potranno fare degli utili riferimenti incrociati tra diverse classi di appartenenza con relativa acquisizione ottica dei documenti cartacei e firma digitale che ne determina il valore legale.

In questo modo verranno abbattuti i costi non solo di gestione ma anche di spedizione dei vari documenti. Tutto questo è possibile grazie al processo di conservazione sostitutiva. Fatture, documenti amministrativi, pratiche varie, contratti: ecco tutto ciò che potrete inserire all’interno di un programma sviluppato per le gestione virtuale dei documenti.