Meno scartoffie nella burocrazia

Chi gestisce l’amministrazione di una qualsiasi azienda sa bene che gran parte del proprio lavoro consiste nella gestione della burocrazia: autorizzazioni, pratiche, fatture, documenti di vario tipo. La quantità di documenti in formato cartaceo prodotta da un’azienda ogni anno è davvero impressionante.

I documenti inoltre vanno archiviati e conservati per almeno 5 anni, è necessario quindi trovare lo spazio fisico per collocarli ed avere una risorsa interna all’azienda che si occupi di archiviazione e catalogazione. Fortuna che siamo nell’era digitale e quindi anche in Italia aziende e Pubblica Amministrazione hanno finalmente deciso di sfruttare quello che di buono può apportare l’uso delle tecnologie di acquisizione ottica dei documenti e gestione documentale tramite software appositi.

Digitalizzare l’intero patrimonio documentale di un’azienda o di una pubblica amministrazione può essere un’opera troppo onerosa, ecco quindi che in molti stabiliscono una data di inizio dopo la quale, man mano,  i vari documenti vengono digitalizzati e messi a disposizione per le generazioni future.

Attraverso l’uso della posta elettronica certificata (obbligatoria dal 30 novembre 2011) è possibile inoltre validare l’invio dei documenti tramite e-mail rendendoli opponibili a terzi. Proprio come la vecchia raccomandata, solo che in questo caso si risparmiano i 5 euro e i documenti vengono recapitati in pochi secondi.