Come snellire il malloppo di documenti di un ufficio

Molti uffici facenti parte di imprese, sanità, pubblica amministrazione, studi legali e commerciali, per risparmiare i costi di manutenzione e di stampa cartacea, ricorrono sempre di più a metodi informatici come la conservazione sostitutiva e la gestione documentale. La conservazione sostitutiva consiste nel conservare documenti con un valore legale in forma elettronica, rendendoli disponibili con maggiore velocità mantenendone dunque l’autenticità e l’integrità. Questa procedura viene utilizzata principalmente per sostituire i documenti cartacei garantendo ugualmente la validità legale nel tempo attraverso la firma digitale. Per gestire i documenti digitali vengono utilizzati diversi sistemi software, chiamati Document Management System ( DMS ) che permettono appunto di organizzare e gestire con facilità e immediatezza i vari documenti in formato elettronico prodotti  e ricevuti all’interno di un’azienda, di un ente o di un’organizzazione qualsiasi.

Il sistema software di gestione documentale è una piattaforma che permette di gestire all’interno di una organizzazione qualsiasi tipo di informazione a prescindere dal supporto (fax, e-mail, immagini, documenti cartacei, file, elaborati). Per garantire ad ogni documento una identificazione sicura è importante attribuire ad ognuno di questi una serie di dati attraverso il protocollo informatico. Il protocollo informatico prevede infatti una registrazione e una segnatura del documento. La registrazione consiste nell’attribuire il protocollo mentre la segnatura consiste invece nell’attribuire al documento un’ etichetta con un codice a barre che con una successiva scansione permetterà la sua archiviazione automatica direttamente nel software documentale. Se non si riesce a gestire l’attività in proprio è molto importante scegliere una consulenza adeguata che aiuti l’organizzazione nello gestire i documenti e nello scegliere le modalità di archiviazione più sicura, più rapida e più adatta alle proprie esigenze.

Un’idea per ridurre i costi degli enti locali

Dall’inizio della crisi si sente dire che la ripresa deve passare attraverso l’abbattimento delle spese inutili del nostro paese. Lo scorso anno il Governo Berlusconi ipotizzò di raggiungere quest’obiettivo anche attraverso un taglio degli enti locali ed in particolare delle province, ritenute “poco utili” da molti italiani; prima si pensava di abbatterle tutte, poi di concentrarsi solo su quelle con meno di 300.000 abitanti. Stesso discorso fu fatto anche per i piccoli comuni: l’ex premier pensò infatti di accorpare quelli con meno di 1000 abitanti, ma anche in questo caso al momento di passare dalle parole ai fatti non se ne fece niente.

Con la caduta del Governo Berlusconi la patata bollente passò nelle mani di Mario Monti e dei suoi fidati ministri; il decreto Salva Italia del nuovo Presidente del Consiglio ha previsto un ridimensionamento delle province, svuotate di alcune mansioni e indirizzate verso più semplici compiti di coordinamento del territorio, mentre i comuni sono riusciti ad evitare i temuti tagli attraverso l’accorpamento delle funzioni locali in seno alle Unioni dei Comuni.

Ma in attesa che queste misure siano adottate concretamente, gli enti locali potrebbero ottenere consistenti risparmi anche facendo delle scelte oculate, come ad esempio quella connessa al passaggio al digitale: utilizzando servizi come la posta elettronica certificata o la conservazione sostitutiva non solo si ridurrebbero notevolmente i costi (meno carta, fotocopie, spese postali, d’archiviazione etc) ma si avrebbe una gestione molto più semplice e funzionale. Digitando sul web le parole “corso conservazione sostitutiva” è possibile trovare aziende specializzate nelle formazione del personale che permettano ai comuni italiani, tramite un investimento nell’e-government, di fare la loro parte nella riduzione dei costi dello Stato.

I vantaggi della gestione documentale

La gestione documentale per un’azienda o un ente pubblico consente una pratica, veloce ed efficiente archiviazione e catalogazione di tutti i documenti i quali, oltre che essere reperibili fisicamente all’interno di scaffali e raccoglitori, potranno essere digitalizzati e conservati in archivi digitali abbattendo costi e tempi di tutto i processi relativi alla gestione documentale.

L’archivio potrà essere consultato tramite un browser internet e, si potranno creare della personalizzazione nelle visualizzazione dei vari utenti, si potranno fare degli utili riferimenti incrociati tra diverse classi di appartenenza con relativa acquisizione ottica dei documenti cartacei e firma digitale che ne determina il valore legale.

In questo modo verranno abbattuti i costi non solo di gestione ma anche di spedizione dei vari documenti. Tutto questo è possibile grazie al processo di conservazione sostitutiva. Fatture, documenti amministrativi, pratiche varie, contratti: ecco tutto ciò che potrete inserire all’interno di un programma sviluppato per le gestione virtuale dei documenti.