Come snellire il malloppo di documenti di un ufficio

Molti uffici facenti parte di imprese, sanità, pubblica amministrazione, studi legali e commerciali, per risparmiare i costi di manutenzione e di stampa cartacea, ricorrono sempre di più a metodi informatici come la conservazione sostitutiva e la gestione documentale. La conservazione sostitutiva consiste nel conservare documenti con un valore legale in forma elettronica, rendendoli disponibili con maggiore velocità mantenendone dunque l’autenticità e l’integrità. Questa procedura viene utilizzata principalmente per sostituire i documenti cartacei garantendo ugualmente la validità legale nel tempo attraverso la firma digitale. Per gestire i documenti digitali vengono utilizzati diversi sistemi software, chiamati Document Management System ( DMS ) che permettono appunto di organizzare e gestire con facilità e immediatezza i vari documenti in formato elettronico prodotti  e ricevuti all’interno di un’azienda, di un ente o di un’organizzazione qualsiasi.

Il sistema software di gestione documentale è una piattaforma che permette di gestire all’interno di una organizzazione qualsiasi tipo di informazione a prescindere dal supporto (fax, e-mail, immagini, documenti cartacei, file, elaborati). Per garantire ad ogni documento una identificazione sicura è importante attribuire ad ognuno di questi una serie di dati attraverso il protocollo informatico. Il protocollo informatico prevede infatti una registrazione e una segnatura del documento. La registrazione consiste nell’attribuire il protocollo mentre la segnatura consiste invece nell’attribuire al documento un’ etichetta con un codice a barre che con una successiva scansione permetterà la sua archiviazione automatica direttamente nel software documentale. Se non si riesce a gestire l’attività in proprio è molto importante scegliere una consulenza adeguata che aiuti l’organizzazione nello gestire i documenti e nello scegliere le modalità di archiviazione più sicura, più rapida e più adatta alle proprie esigenze.