Come trasformare un documento cartaceo in digitale

Come avviene la conservazione sostitutiva dei documenti informatici? Legalmente, secondo la Delibera del Cnipa del 19 febbraio 2004, la conservazione sostitutiva di documenti informatici, e delle relative impronte, avviene attraverso una memorizzazione digitale in supporti idonei. Questo processo si esaurisce con l’apposizione sia del riferimento temporale sia della firma digitale da parte del responsabile della conservazione, il quale ha il compito di attestare il corretto svolgimento del processo. Mentre per quanto riguarda la conservazione sostitutiva di documenti analogici, è sempre la stessa Delibera del CNIPA ad attestare lo svolgimento di tale processo : memorizzazione della relativa immagine direttamente sui supporti ottici e apposizione, sull’insieme dei documenti, del riferimento temporale e della firma digitale sempre da parte del responsabile della conservazione.
Sui documenti aziendali definiti “unici” va detto che oltre al riferimento temporale e alla firma digitale, apposti dal responsabile della conservazione, deve essere presente anche il riferimento temporale e la firma digitale di un pubblico ufficiale che ne attesta la conformità tra documento originale e quanto registrato. Nell’ambito della gestione documentale, la distruzione del documento analogico è consentita, legalmente, solo al termine della procedura di conservazione sostitutiva, cioè quando il documento da analogico è diventato digitale e presenta le apposizioni del caso quindi data e firma del responsabile.